Jednym z podstawowych dokumentów, jaki wystawia się przy sprzedaży towarów i usług jest faktura proforma. Jest to dokument, który stanowi potwierdzenie zawarcia umowy przedsiębiorstwa z klientem. Bardzo często wykorzystuje się go w celu opłacenia transakcji. Nie jest to jednak dokument księgowy, pełni bowiem głównie funkcję informacyjną. Wystawienie tego rodzaju faktury umożliwia nam program magazynowy LoMag.

Prosty sposób na generowanie faktur

Moduł faktur, zawarty w oprogramowaniu LoMag, w prosty sposób pozwala nam generować faktury proforma. Poprawne wystawienie faktury uzależnione jest od danych jakie powinny zostać wprowadzone do dokumentu. Na początek należy zdefiniować klienta. W tym wypadku możemy wyszukać w module kontrahenta osobę lub firmę, które wcześniej wprowadziliśmy do programu lub po prostu stworzyć nowego kontrahenta.

Następnym krokiem jest wybór określonego towaru, podlegającego sprzedaży. Wprowadzenie towaru do faktury umożliwia nam moduł kartoteki towarów, zawarty w programie LoMag. Aby wykonać tę czynność należy najpierw zdefiniować towar w module. Przy dodawaniu produktu do faktury mamy wgląd do obecnego stanu towaru oraz jego ceny. Po określeniu ilości sprzedanych produktów oraz ich ceny, automatycznie zostaje wyliczona cena brutto, zgodnie z określoną stawką VAT. Wszystkie aspekty związane z towarem, typu cena czy VAT możemy określić podczas wystawiania faktury lub podczas wprowadzania produktu do kartoteki towarów.

Ostatnim krokiem przy wystawianiu faktury proforma jest określenie daty transakcji, w tym sprzedaży, wystawienia i płatności oraz jej status i rodzaj płatności. Bardzo istotne jest również, aby faktura proforma zawierała poprawne informacje o sprzedawcy. Dane te możemy zdefiniować w ustawieniach programu.

Zapisanie faktury

Tak wygenerowany dokument możemy zapisać, wydrukować lub przesłać drogą elektroniczną. Wszystkie te czynności umożliwia nam program magazynowy LoMag, jednak aby przesłać fakturę, należy wcześniej skonfigurować pocztę elektroniczną w ustawieniach programu. Oprogramowanie umożliwia nam konfiguracje poczty dla różnych domen, typu gmail.com, onet.pl, wp.pl. Wysyłana faktura zostaje automatycznie przekształcona do formatu PDF.

Oprogramowanie LoMag umożliwia dalszą pracę z wcześniej stworzonym i zapisanym dokumentem. Ma to ogromne znaczenie przy wystawianiu faktury VAT. Program bowiem pozwala nam wyszukać określoną proformę i na jej podstawie wygenerować fakturę VAT. Nie ma więc potrzeby ręcznego wystawiania faktury, co pozwala znacząco zaoszczędzić czas.